préparation du défi de novembre : les papiers

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préparation du défi de novembre : les papiers

Message par Invité le Mar 26 Oct - 23:12

pour ce défi, nous avons besoin d'idées.

après une première réflexion de nos 4 cerveaux ( et des prochaines idées des vôtres j'espère) nous avons décelé quelques points importants :

définir un endroit pour installer les archives et le materiel d'archivage (boites, classeurs, pochettes ...)
parce que ça ne sert à rien ( si on n'a pas la place) de tout garder dans les tiroirs débordants du bureau, ou sur les étagères pleines à craquer. un endroit facile d'accès. on évite l'idée du grenier (hein sandra Laughing ) si c'est un parcours du combattant pour y accéder ou qu'il faille monter 3 étages pour y accéder. on sait toutes que ça finira aux pieds des escaliers au cas ou on y monterait ... un jour.

organiser le bureau.
-pour les papiers de l'année en cours et ceux qui arriveront dès demain. définir les besoins en matériel ( pochettes, trieurs, classeurs etc) pour comment retrouver très vite la dernière quittance de loyer demandée pour faire la demande de carte de bus.
-y regrouper dans un même endroit les enveloppes, timbres, papiers à lettre, cartes de voeux.
-y trouver un endroit pour réunir le matériel bureautique (agrafeuse, scotch, blanco, stylos, taille crayon, trombones etc ..) ça peut être un tiroir, une jolie boite, un coffret ...

tri, rangement et classement des papiers de l'année en cours.
on garde les papiers de l'année en cours puis on trouve une méthode rapide et pratique pour s'y retrouver facilement.

ensuite il y aura la phase de tri des autres années:
on aura gardé l'année en cours, puis on dispatchera par année les papiers qui encombraient le bureau. prévoir autant de pochettes/boites qu'il y a d'années à trier. ça évitera de faire des tas sur la table et de tout remettre en vrac en urgence dans un carton quand il faudra la débarrasser. le tri minutieux de ces années se fera plus tard, année, par année en remontant le temps. ça pourra se faire dans un temps plus large que le mois de défi.( moi je sais que j'en ai pour plus d'un mois en admettant que je ne fasse que ça de la journée)

idées diverses
penser à payer le maximum en prélèvements automatiques.
penser à investir/emprunter un destructeur de papier. on n'est jamais trop prudent quand on jette de la paperasse à la poubelle.
mettre avec le matos "courrier" un second chéquier et des RIB et des stylos pour pouvoir payer et envoyer de suite.
penser à acheter un nouvel agenda pour 2011
remplir un second carnet d'adresse que l'on laissera dans le tiroir à courrier.

si vous avez des idées n'hésitez pas à les partager Wink

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Re: préparation du défi de novembre : les papiers

Message par tournesole le Mar 26 Oct - 23:48

moi je dit que ranger au fur et a mesur au jour le jour s'est se qui a de mieux !!!
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Re: préparation du défi de novembre : les papiers

Message par Invité le Mar 26 Oct - 23:56

certes, mais en tant que bordeliques, parfois on accumule!
On a peut être toutes des papiers qui trainent

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Re: préparation du défi de novembre : les papiers

Message par tournesole le Mar 26 Oct - 23:59

ok, mais pourquoi au lieu de faire un planing ou j'imagine que sa prendras une matinée a ce moment la,vous ne faite pas un peu tout les jours et/ou semaine ??
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Re: préparation du défi de novembre : les papiers

Message par Invité le Mer 27 Oct - 0:01

drunken c'est bien ce qui est prévu pour l'après. seulement on n'est pas toutes à égalité quant à l'organisation à prendre. et se dire qu'à partir de maintemant on fait comme ça, c'est pas ça qui va ranger le stock des années précédentes Laughing j'ai 22 ans de paperasses disséminés dans des cartons et sacs divers suite à je ne sais combien de déménagements (9 pour moi en 22 ans si je me trompe pas depuis que j'ai quitté mes parents) sans compter ceux remplis parce que plus de place dans les tiroirs. la seule chose de rangée chez moi coté papiers, ce sont mes fiches de payes et contrats de travail sagement classées par année dans 3 classeurs à levier d'archive ( pour dire le volume) parce que j'ai dû les chercher pour déclarer les impots et que je prépare pour ma future retraite que j'aurai sûrement pas à taux plein Laughing

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Re: préparation du défi de novembre : les papiers

Message par tournesole le Mer 27 Oct - 0:17

affraid 22ans la s'est sur s'est plus qu'une matinée !!!
bon courage aussi mais apres j'espere que vous continurez sur votre lancé !!
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Re: préparation du défi de novembre : les papiers

Message par Invité le Mer 27 Oct - 0:21

tournesole a écrit:ok, mais pourquoi au lieu de faire un planing ou j'imagine que sa prendras une matinée a ce moment la,vous ne faite pas un peu tout les jours et/ou semaine ??

c'est ce qu'on va faire pendant le mois. un peu tous les jours. mais avant de se lancer dans un travail il faut bien en définir les tenant et aboutissant. c'est bien de dire allez, je trie mes papiers ( ça on sait faire, on sait même le faire souvent) mais après tu les ranges où tes papiers ? tu les remets en tas au fond du tiroir ?

toi, tu les ranges oû tes papiers ? et ceux de y'a 10 ans ? la facture de ta tv que tu as acheté il y a 5 ans, elle est où ? tu n'as jamais eu de rappel parce que tu as oublié de payer un truc ?

tes papiers sont tous au même endroit ? y'en n'a pas un dans le tiroir de ta cuisine, un autre dans le buffet, sur la table basse, sur le meuble de l'entrée, au fond de ton sac ? tu n'as jamais galéré plus de 2 minutes à chercher LE papier que tu dois fournir impérativement pout remplir un dossier quelquonque ? tu sais quels sont les papiers à garder à vie, ceux à garder 2 ans, 5 ans, 10 ans ? tu gardes tout, tu jettes tout ?

c'est ça qu'on demande nous : comment vous faites vous pour vous organiser et classer vos paperasses. histoire ben de faire comme vous quoi Laughing

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Re: préparation du défi de novembre : les papiers

Message par Invité le Mer 27 Oct - 0:27

tournesole a écrit:affraid 22ans la s'est sur s'est plus qu'une matinée !!!
bon courage aussi mais apres j'espere que vous continurez sur votre lancé !!

bé oui p'tit bouchon, tu as 26 ans et combien d'années depuis que tu as quitté papa maman ? moi j'en ai 42 dont 22 ans d'indépendance. déjà rien qu'un déménagement ça chamboule tout dans l'organisation d'une vie, alors imagine quand tu en a 9 Evil or Very Mad j'ai encore des cartons de mon dernier déménagement d'il y a 5 ans que j'ai pas encore eu l'occasion de ranger... c'est pour dire.

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Re: préparation du défi de novembre : les papiers

Message par tournesole le Mer 27 Oct - 0:46

j'ai quitté mes parents depuis mes 19ans et depuis que je suis mariée jai deja fait troisiéme déménagement!!! sans compter mon aller retour a montpellier !!
pis valy réctifi pas p'tit bouchon mais gros !!! hann je rigole
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Re: préparation du défi de novembre : les papiers

Message par Dinou le Mer 27 Oct - 1:52

Il est tard, mais je veux bien t'aider, Valy... chez nous, avec un mari qui a une longue expérience de directeur administratif, c'est tout carré béton !

Dès que j'ai un moment et après une bonne nuit de sommeil, je te fais un descriptif !!!

Mais je peux dores et déjà te donner un conseil quant aux papiers à garder ou non... faudrait que je fasse une recherche, mais j'ai trouvé un jour sur internet les durées légales... Peut-être que tu peux retrouver ça !
Y'a surement une quantité industrielle de papiers que tu gardes mais que tu pourrais jeter !!!
A bientôt !
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Re: préparation du défi de novembre : les papiers

Message par Invité le Mer 27 Oct - 10:16

Oui, ça existe!
J'ai travaillé pendant deux ans dans une société d'archivage, je connais un peu les trucs!
J'ai retrouvé sur internet les durées par type!
mais toute aide nous sera précieuse

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Re: préparation du défi de novembre : les papiers

Message par Invité le Mer 27 Oct - 11:38

cool dinou merci :)

bon autre idée tout con : mettre une corbeille à papier à coté du bureau Laughing voire une normale aussi. je dis ça parce que là tout de suite, en regardant mon pureau de pc, j'ai une tonne de trucs entassés dessus que j'ai eu la flemme de me lever 36 fois pour aller jeter ( dont les enveloppes de mon courrier) et les emballages de biscuits que la môme y a laissé ...des papiers brouillons griffonnés, un carton de rdv dont j'ai copié le rdv sur l'agenda papier et de l'ordi...

ha oui tiens, l'agenda et les rdv. moi j'en ai un dans mon sac ( le modèle géant en 16x24 Laughing ) dans lequel je glisse mes convocations de rdv à présenter à l'accueil. j'y ai aussi mis une photocopie de mon attestation sécu, ainsi que mes ordonnances à renouveler. j'ai aussi un agenda sur l'ordi où je recopie tous mes rendez-vous. et au dessus du meuble informatique, j'ai fait un tableau de la semaine sur papier glissé dans une pochette transparante et lisse : et voilà mon tableau effaçable avec un feutre pour tableau blanc glissé aussi dans la pochette pour y noter les rdv de la semaine ou les anniv, ou le passage de edf ... un simple coup d'oeil et je sais si je peux ou dois bouger ou non de chez moi tel jour.

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Re: préparation du défi de novembre : les papiers

Message par Invité le Mer 27 Oct - 12:33

Nous on en a deux tableaux! lol
un dans le séjour pour tout ce qui touche le fonctiomment général de l'appart et du couple.
Et un dans le bureau pour ce qui concerne, boulot et admin!
Sur celui du séjour( ma mère a trouvé que ct pas beau, mais bon c'est utile: des fois le beau n'est pas forcément utile et vis versa)
donc sur celui du séjour: j'ai fait 4 sections: Urgent et Important/ Important non urgent/ Urgent non important/ non important, non urgent
je note les trucs à faire, j'essaye chaque jour de faire un de chaque case!
dans le sejour on le voit tous les deux, et les visiteurs peuvent nous le rappeler " tiens tu devais m'appeler pour ça"
pour la touche fun, dans le bureau, on a ajouté " dire je t'aime à l'autre"
cette case est toujours cochée! lol

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Re: préparation du défi de novembre : les papiers

Message par Invité le Mer 27 Oct - 19:40

bon, j'ai l'endroit pour les futures archives dans la chambre grenier. (prévu aussi d'y mettre les albums photos quand j'aurai le courage de m'y mettre là aussi ( tiens idée de défi Laughing ) le meuble pour les stocker : la colonne bibliothèque qui me sert actuellement d'armoire à chaussure qui se trouve dans mon entrée. j'ai récupéré 5 gros classeurs à levier d'archivage. plusieurs paquets de pochettes tranparentes, les intercalaires usagés des années précédente de la môme ( quand je dis que ça peut toujours servir...) et 2 classeurs "normaux" grand format.

pour la méthode d'archivage, je pense opter par type de courrier plutôt que par année toutes les factures EDF ensemble, elle même classées par année. comme ça, dès le délai de garde est dépassé, hop, destruction.

j'ai emprunté le destructeur de papier de mes parents cheers j'ai un stock de pochettes élastiquée pour pré-trier les années passées. j'ai acheté des agrafes pour regrouper ce qui est à regrouper. et le vieux cartable à roulettes de la môme me servira à ranger les pochettes pré-triées pour pas les mélanger avec ce qui ne sera pas encore trié ou archivé.

j'ai déjà un titoir dans mon armoire informatique dédié aux enveloppes, timbres, l'autre pour les fournitures de bureau.

y'a plus qu'à ... et vous vous pensez faire ou faites comment ? vous utilisez quoi pour ranger, archiver ?

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Re: préparation du défi de novembre : les papiers

Message par Invité le Mer 27 Oct - 19:50

bon j'ai acheté une meni étagère pour livre
j'ai prévu des zones par théme
faut que j'achette qques pochettes
j'ai commencé à réorganiser les espace
pour le rangement et classement: l'ai des pochettes avec intercalaires
je vais acheter des boites d'archives pour les trucs qui servent plus

je vais commencer aussi à faire un tri par le vide: éliminer tout ce qui sert plus!
et archivé ce qui peut se garder longtemps, supprimer ce qui est " périmé"

voili

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Re: préparation du défi de novembre : les papiers

Message par Anne le Mer 27 Oct - 19:59

Moi en ce qui concerne les papiers, je range tout dans un classeur et j'en ai plusieurs. Un concernant le travail, l'autre la santé, le logement et la voiture.

Pour les trucs en attente g un trieur avec des trucs du genre "A faire", "A payer", "A trier", etc.

Voilà en gros comment je fais pour ma part...
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Re: préparation du défi de novembre : les papiers

Message par Sandra le Mer 27 Oct - 20:59

C'est une très bonne idée LE TRIEUR pour mettre les papiers à règler qui trainent partout et que je ne retrouve pas au moment où j'en ai besoin !
Jusqu'à maintenant , les papiers en attente , je les mettais dans un range-courriers , mais c'est pas très pratique , il faud le vider quand on cherche quelque chose tellement il est plein ...


Sandra
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Re: préparation du défi de novembre : les papiers

Message par Invité le Mer 27 Oct - 21:01

je l'ai deja adopté!
c'est un reste de ma periode secrétaire!

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Re: préparation du défi de novembre : les papiers

Message par Aurélie le Mer 27 Oct - 23:18

faudra que je vous lise, autant je suis menage et rangement, autant les papiers c'est pas mon truc, j'entasse, quand c'est trop je mets dans le meuble prevu à cet effet et quand faut trouver un papier je mets 10 plombes à le trouver Laughing
par contre, j'ai pas envie de les ranger.... ça me dit vraiment rien Laughing c'est nul hein?!!







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Re: préparation du défi de novembre : les papiers

Message par Dinou le Jeu 28 Oct - 0:32

Pfuuuuuu, je perds la tête, les filles... c'est allucinant... j'ai pris une feuille, et j'ai noté tout ce qui concernait le classement de nos papiers... et je l'ai perdue !!!!!!!
Promis, demain je remettrai la main dessus ou je recommencerai pour vous expliquer tout ça !!!
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Re: préparation du défi de novembre : les papiers

Message par Sandra le Jeu 28 Oct - 9:56

Aurélie a écrit:faudra que je vous lise, autant je suis menage et rangement, autant les papiers c'est pas mon truc, j'entasse, quand c'est trop je mets dans le meuble prevu à cet effet et quand faut trouver un papier je mets 10 plombes à le trouver Laughing
par contre, j'ai pas envie de les ranger.... ça me dit vraiment rien Laughing c'est nul hein?!!

Peut-être que la motivation te viendra en nous lisant ... de toute façon , le défi papiers dur tout le mois de novembre ... tu as le temps de changer d'avis et de nous rejoindre en cours de route si l'envie te prend ... tu seras la bienvenue bisous2

Sandra
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Re: préparation du défi de novembre : les papiers

Message par Invité le Jeu 28 Oct - 23:29

Je suis avec vous ! J'ai euh.... entre 3 et 4 ans de papiers à trier, j'entasse dans des tiroirs et quand y'en a trop je mets en vrac dans des pochettes, y'a de tout, factures, relevés de soins, de comptes, brochures diverses, cartes postales, vieux cours...
Malgré des tentative de tri je me retrouve avec une bonne quinzaine de pochettes à trier...

Bref y'a GRAND besoin de m'y mettre Laughing

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Re: préparation du défi de novembre : les papiers

Message par Sanddu60 le Mar 29 Nov - 16:59

Je suis en pleins rangement mais ma pochette ne suffit plus... donc je me demandais qu'est ce qui était mieux pour ranger les papiers ? Classeurs ? pochettes ??? Dites moi :)
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Re: préparation du défi de novembre : les papiers

Message par Ellen le Mar 29 Nov - 21:21

Moi j'utilise un classeur avec intercalaire ...


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Re: préparation du défi de novembre : les papiers

Message par Invité le Mar 29 Nov - 22:07

j'ai un peu avancé depuis l'année dernière. ici c'est :

- gros classeurs à levier à pochettes en plastique pour tout ce qui a trait au travail, rangés dans l'ordre des années, avec les fiches de paye, les contrats de travail, les soldes de tout compte, les attesstations assédics et les indémnités sécu/accident de travail/maternité et facultativement mes déclarations d'impot. comme ça, le jour où je dois faire les papiers de retraite, j'aurai juste à les emporter tel quels sans devoir me casser la tête à trier ( j'en ai 3 depuis 1984) ou si la maison brûle, c'est bien ça que je dois sauver en priorité côté matériel Laughing
- 2 trieurs pour les papiers de l'année en cours et de l'année précédente et comme toutes mes factures sont mensualisée, je n'ai jamais de retards, ni d'impayés.
- enfin, des pochettes cartonnées qui contiennent chacune une seule sorte de paperasse étiquetée : caf, assurances, voiture, téléphone, etc dans lesquelles chaque année est séparée en sous-dossier avec les dates importantes notées dessus (déménagement, changement d'assurance,...) et ses pochettes sont rangées par ordre alpha dans des cartons ouverts de lessive.

j'ai encore du tri et du rangement à faire, j'ai tout de même encore 25 ans à faire ( sauf les fiches de payes qui sont rangées depuis mes débuts professionnels) mais ce qui a été rangé l'année dernière est resté rangé jeterfleur

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Re: préparation du défi de novembre : les papiers

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